La diffusion des annonces de recrutement d’Office Manager se multiplie et prouve que ce métier est devenu indispensable. En effet, aujourd’hui, il est difficile de s’en passer que ce soit dans les petites et moyennes entreprises ou, désormais, dans les plus grandes. Il est également difficile de reconnaître un Office Manager par son nom de métier. En réalité, on peut l'appeler “Office Manager”, un terme anglais qui est encore beaucoup utilisé dans les start-ups. Mais aussi “Assistante de Direction” ou encore “Responsable des Services Généraux”, des termes français et plus traditionnels.
Dans cet article, vous allez découvrir que le métier d’un Office Manager est crucial pour pouvoir créer un environnement de travail agréable dans vos bureaux. On vous explique dans un premier temps ce qu'est un Office Manager, pour ensuite vous expliquer en quoi son rôle est important dans une entreprise et enfin les outils nécessaires pour travailler tranquillement et dans de bonnes conditions.
Qu’est-ce qu’un office manager ?
Le terme d’office manager est apparu il y a seulement quelques années en provenance des pays anglo-saxons, et notamment de la Silicon Valley. En tant que responsable du bon fonctionnement d’une entreprise et coordinateur des tâches de chacun. Un Office Manager va effectivement cumuler plusieurs tâches : des fournitures de bureau en passant par le travail administratif, mais aussi apporter de la bonne humeur et de la vie dans vos locaux. Autonome, flexible, à l’écoute, procréatif et empathique, c’est un peu le “super-héros” du quotidien du bureau.
Quelles sont les missions d’un Office Manager ?
Pour plusieurs raisons, on pourrait même appeler l’Office Manager le “chef d'orchestre” d'une entreprise. La communication interne étant souvent mise de côté, cette personne va permettre de mieux faire passer certaines informations et donc améliorer la vie au bureau. Ce qui amène à penser que l’Office Manager a un rôle d’assistant ou de responsable des services généraux. Il faut donc comprendre que ses responsabilités sont plus larges et couvrent de multiples domaines selon l’entreprise dans laquelle il se trouve.
Le rôle est assez polyvalent. C’est bien l’atout principal de la personne qui va occuper le poste dans votre entreprise. Les tâches quotidiennes de l’Office Manager peuvent inclure la gestion des fournitures de bureau, la planification et la coordination des réunions ou des évènements que votre entreprise organise ou encore la gestion des emails (selon la taille de la boîte). Finalement, tout ce qui va permettre à vos collaborateurs d’avancer plus vite dans leur tâche et donc simplifier et alourdir les missions de chacun. Encore une fois, tout dépendra de la demande de votre entreprise.
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Assistanat du ou de la dirigeant.e
Pour que ce soit équitable pour tout le monde, l’Office Manager n’est pas présent uniquement pour les collaborateurs de l’entreprise mais il est également présent pour accompagner le dirigeant de celle-ci. On peut le considérer comme un bras droit. En lien direct avec le ou la directeur/directrice de l’entreprise, cette personne est un pont entre La Direction Générale et les employés. C’est donc à lui de faciliter le quotidien de chacun.
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Gestion opérationnelle des services généraux
Le poste est créé pour améliorer la qualité des différents services que peut constituer votre entreprise. Les entreprises spécialisées dans l’externalisation des tâches d’un Office Manager sont souvent mieux équipées pour fournir des services de haute qualité en raison de leur expérience et leur expertise.
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Comptabilité et ressources humaines.
Votre Office Manager sera susceptible de travailler sur plusieurs volets de la comptabilité et des ressources humaines. En effet, il devra prendre en charge le budget de la structure, sa trésorerie et même pourquoi pas élaborer l’exécution de certains projets. Votre Directeur Financier sera ravie d’avoir cette personne a ses côtés pour l’aider dans certaines tâches.
Sur le plan RH, cette personne interviendra surtout pour toutes les démarches administratives en termes de recrutement, des échanges avec des administrations publiques en passant par la mise à jour de certains éléments relatifs aux salaires et aux situations des employés. Il peut aussi procéder aux différentes étapes d’affiliation de mutuelles et intervenir dans certaines situations conflictuelles entre employés et entre employés et direction de l’entreprise. Un travail qui n’est pas de tout repos.
Pourquoi avoir un office manager dans ses bureaux ?
Quelles sont les compétences clés d’un office manager ?
Bien gérer l’ensemble des missions exige un socle de compétences clés. Chacune des tâches doit être pensée en projet, ce qui suppose d’avoir des compétences en management et gestion de projet. Mais cette personne doit avoir une palette de skills bien fournie.
Au quotidien, les Office Managers doivent s’adapter aux demandes, urgences, interlocuteurs et problèmes que rencontrent certains services présents dans l’entreprise ou encore la direction. Savoir s’adapter requiert un très bon sens de l’organisation, des priorités et de la réactivité.
La créativité est hyper utile pour travailler sur un projet ou repenser un système de travail. Faire preuve d’imagination, d’ingéniosité pour gérer plusieurs urgences et changements. Par exemple avec l’apparition de la Covid-19, toutes les entreprises ont dû s'adapter et ont dû vivre avec le travail à distance et/ou le chômage partiel. Une chose qui aurait pu être pleinement gérée par un Office Manager.
Une autre compétence de l’Office Manager est l’apprentissage. Bien que certaines formations préparent des personnes à ce métier qui voit de plus en plus le jour, c’est encore à nous d’être débrouillards, de nous former juridiquement à plusieurs choses. D’où l’importance d’un Office Manager qui sera formé et prêt à anticiper plusieurs de ces tâches.
Un des points les plus importants des compétences clés, l’ouverture d’esprit et l’empathie de l’Office Manager. Elles sont essentielles pour créer un lien de confiance avec des collaborateurs et faire en sorte que l’entreprise soit un endroit accueillant et motivant pour chacun des employés qui vous rejoindront.
Les Offices Manager à suivre sur LinkedIn !
Pour vous permettre de suivre l’actualité en termes d’Office Manager nous vous avons référencé trois comptes à suivre sur LinkedIn qui pourraient vous inspirer !
Association Nationale des Office Managers
L’Association Nationale des Office Managers, aussi appelée Boom, apporte un nouveau regard sur la fonction d’Office Manager. Elle favorise l’échange, les rencontres, les prises d’initiatives, mais aussi les retours d’expériences de chacun.
Ils organisent également des évènements physiques et à distance, des tables rondes et des workshops qui permettent de réunir des personnes pour repenser la définition du poste d’Office Manager et d'échanger autour de plusieurs problématiques rencontrées quotidiennement.
Retrouvez leur compte site internet et leur compte LinkedIn.
Club des Office Managers
Lia Bazin, une Office Manager, décide de créer une communauté d’Office Managers en parallèle de ses missions. Depuis 6 ans, elle structure, anime et fait grandir la communauté des Office Managers au sein du Club des Office Manager.
Cette communauté, Lia l’organise autour de 3 piliers :
- Une communauté en ligne via Slack, Facebook et LinkedIn.
- Des évènements physiques, réguliers via le groupe Meetup des Office managers et le Club des Office Managers.
- Un rendez-vous semestriel : l’Office Manager Summit, le seul salon professionnel dédié à ce métier.
C’est une communauté forte, engagée et pleine de ressources. L’objectif est de se rencontrer, d’échanger des bons plans, de partager son expérience, mais aussi de découvrir de nouveaux fournisseurs.
Profil de Rachel Pierre
Rachel Pierre est une référence dans le domaine. Elle est la cofondatrice d’Office Lab, un collectif de Freelances des métiers du back Office. Elle a cofondé ce collectif pour plusieurs raisons :
- Le fait que l’Office Management soit un métier de rigueur et de mouvement
- Par envie d’apprendre, d’échanger et d'entraide.
- Pour partager et mettre en avant la curiosité et l’ouverture d’esprit.
- Grandir, progresser et avancer ensemble.
Que ce soit sur son profil ou celui de Office Lab, Rachel Pierre met en avant son expérience et partage des tips utiles à tous les Office Manager.
